Três sinais de que a área financeira virou gargalo

Fechamento que atrasa, equipe apagando incêndio e decisão parada esperando número consolidado costumam aparecer juntos, e quase sempre são notados tarde demais.

Nas conversas que temos com sócios e diretores financeiros, a percepção de que a área virou gargalo raramente chega por um evento único, ela vai se formando aos poucos em situações que parecem normais no dia a dia até que uma delas atrapalha uma decisão importante. Existem três sinais que aparecem com frequência nesses casos, e o incômodo maior é que todos eles convivem por meses com a operação rodando aparentemente bem, o que faz com que o assunto só entre na pauta quando já está custando velocidade para a empresa.

O primeiro sinal é o fechamento que vive atrasando, com a empresa conseguindo olhar o resultado de um mês apenas na segunda quinzena do mês seguinte, quando boa parte das decisões daquele período já foi tomada no escuro. A informação continua chegando, ela só chega depois de perder utilidade para quem precisava dela, e o efeito acumulado disso é uma gestão que passa a operar sempre olhando pelo retrovisor, discutindo margem de um mês que já acabou e ajustando rota com atraso de trinta ou quarenta dias.

O segundo sinal é o time financeiro ocupado quase integralmente com correção, conciliação e demandas urgentes que aparecem sem aviso, sobrando pouco espaço para analisar margem, projetar caixa ou montar cenários para os próximos meses. Costuma ser um time competente, e essa é justamente a parte cara do problema, porque profissionais capazes de fazer análise passam o dia refazendo lançamento e caçando divergência, com um custo que aparece na conta de folha e não aparece em lugar nenhum como capacidade analítica perdida.

O terceiro sinal é o que mais preocupa, e ele acontece quando uma decisão estratégica fica parada esperando dado consolidado, com o sócio precisando avaliar uma nova operação, um investimento ou uma oportunidade que apareceu, e a resposta possível sendo alguns dias a mais para juntar e conferir os números. Nessas horas o custo deixa de ser interno, porque a janela de uma negociação nem sempre espera o fechamento ficar pronto, e a empresa acaba decidindo com informação parcial ou deixando a oportunidade passar por falta de segurança nos dados.

Esses três sinais quase sempre têm a mesma origem, que é uma rotina contábil, fiscal e de folha estruturada para um porte que a empresa já superou, seguindo com controles feitos de forma manual, dependência de poucas pessoas e processos que nunca foram redesenhados enquanto o volume crescia. Como resume Emanuele Solyom, sócia responsável por Consultoria, Governança e Outsourcing na VBR Brasil: "Quando o time financeiro passa o mês inteiro fechando o mês, a empresa perde exatamente a pessoa que deveria estar lendo os números."

O caminho para sair disso passa por olhar a rotina antes de olhar a equipe, mapeando onde o retrabalho nasce, quais controles dependem de uma pessoa só e o que pode ser padronizado ou assumido por um time externo dedicado a isso, de modo que a estrutura interna volte a ter espaço para análise e apoio à decisão.

Se algum desses sinais já apareceu na sua empresa, vale tratar o assunto enquanto ele ainda é incômodo de rotina. Vamos conversar?